fbpx

Evenement organiseren? Volg dit stappenplan.

evenement organiseren stappenplan

 

Ben je nieuw of onbekend met het plannen van evenementen en zoek je wat hulp? Of hoop je juist een makkelijk stappenplan te vinden voor je team om een volgend evenement te plannen? Het volgende stappenplan is een algemene Event Checklist dat je zal helpen om rekening te houden met alle details die voorbijkomen in het proces van een evenement organiseren. En dan ook nog eens in een tijdlijn, zodat je er zeker van bent op tijd alle stappen te volgen.

Om jou te helpen om alle stappen op het juiste moment te nemen, hebben we het stappenplan onderverdeeld in verschillende tijdssecties.

Checklist downloaden

Download

Send download link to:

I agree to the Privacy Policy and want to subscribe to the newsletter. Cancellation is possible at any time.

De eerste punten in het stappenplan om een evenement te organiseren:

4 tot 6 maanden voor aanvang van het evenement

Hoe verder van tevoren je start met plannen, des te beter. De meeste organisaties starten met het plannen van grotere evenementen (zoals grote gala’s of conferenties) meer dan 6 maanden van tevoren. Hier vind je de stappen in het organiseren van een evenement. Dit is wat je moet weten om van start te gaan:

  • Doelen van het evenement bepalen: Wat is de reden dat je een event organiseert? Is het omdat je meer naamsbekendheid wil krijgen? Of geld wil inzamelen voor een goed doel? Hoeveel bezoekers verwacht je? Hoeveel winst wil je maken? Zoals met ieder project is het van belang om de doelen van tevoren duidelijk te stellen. Het maakt het niet alleen makkelijker om alle neuzen dezelfde kant op te houden, maar zorgt er ook voor een betere meting van het succes van het evenement.
  • Datum bepalen: Zorg ervoor dat de datum niet overeenkomt met andere grote evenementen of gebeurtenissen zoals feestdagen of zakelijke momenten.
  • Bezoek en kies een locatie en onderhandel de details: bepaal van tevoren waar een locatie aan moet voldoen. Welke geografische locatie is het beste voor jouw doelgroep? Houd ook rekening met het budget, aantal bezoekers, en randvoorwaarden zoals catering (zelf of laten doen?), alcoholvergunning, WiFi-mogelijkheden, welke verzekeringen zijn er nodig, bereikbaarheid, etc.
  • Zet een event masterplan op: ieder detail op papier zetten zorgt ervoor dat je geen enkel onderdeel zal vergeten.
  • Vraag kostenindicaties aan: een paar kosten die je in gedachten moet houden zijn:
    • Catering voor medewerkers
    • A/V
    • Sprekers
    • Vervoer voor personeel
    • Verzekeringen
    • Op- en afbouwkosten
    • Eventuele hotelkamers
  • Budget bepalen: met een inschatting van de kosten krijg je een beter beeld van het budget van je evenement. Zo zie je ook op welke onderdelen nog onderhandeld kan worden.
  • Team samenstellen: stel een team samen die jou gaan helpen om het evenement te organiseren. Je kunt natuurlijk ook altijd een bureau inhuren om dit voor je te doen. Zo weet je zeker dat je alle expertise en connecties in huis haalt.
  • Onderzoek sprekers: start met het onderzoeken van sprekers. Welke hebben gesproken op vergelijkbare evenementen? Waar moeten de sprekers aan voldoen? Dienen het autoriteiten op hun vakgebied te zijn? Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, bepaal welke sprekers je wilt inhuren en wat je qua entertainment wilt neerzetten zoals een DJ of muziek. Zeker de populaire sprekers zijn maanden van tevoren volgeboekt, zorg dus dat je hier op tijd bij bent.
  • Start met het onderzoeken van mogelijke sponsoren en partners: bepaal wat voor activatie je kan bieden aan potentiele sponsoren. Welke merken en bedrijven hebben samengewerkt met events die vergelijkbaar zijn? Maak een lijst van jouw ideale partners en sponsoren en bepaal de sponsorpakketten inclusief de prijzen.
  • Communicatie: Start met het opzetten van een website of pagina voor het evenement met alle informatie. Vergeet daarbij ook een logo en slagzin niet.
  • Bepaal of je registratiesoftware nodig hebt om het proces gemakkelijker te maken. Er zijn veel verschillende software tools die helpen om het proces voor je te stroomlijnen.

evenement organiseren stappenplan

 

3-4 maanden van tevoren

Nu je de essentiële onderdelen van je evenement helder hebt, is het tijd om te starten met de voorbereiding van de rest van de onderdelen in dit stappenplan. Aangezien je evenement al over een paar maanden plaatsvindt, is het belangrijk om te starten met het in contact komen en staan met alle stakeholders (zoals partners, locatie, sponsors, sprekers, etc.) om de volgende punten te kunnen regelen:

  • Organiseer de benodigde documenten voor het eventteam: Zoals de projectplanning, budgetten en takenlijsten. Ook is het belangrijk om deze documenten up to date te houden met de laatste kostenspecificaties. Spendeer een paar minuten per dag hieraan terwijl je je met de overige taken hieronder bezighoudt. Zo krijg je een duidelijker beeld van je verwachtte omzet en kosten.
  • Boekingen van sprekers en entertainment afronden:
    • Stel de presentatie onderwerpen vast.
    • Vraag informatie over de spreker en een foto aan voor de communicatie en promotie.
    • Hebben de sprekers vervoer en/of een hotelkamer nodig? Vraag bij het bureau of de spreker zelf op wat er nodig is en zorg dat vluchten en hotels geboekt worden.
    • Zorg dat de nodige contracten ondertekend worden.
    • Vraag aan de sprekers om het evenement te delen en promoten binnen hun netwerk.
  • Financiële administratie:
    • Bepaal de ticketprijzen, vergeet eventuele early bird, VIP- of andere type tickets niet mee te nemen.
    • Activeer het online registratiesysteem.
    • Stel de definitieve sponsorshipprijzen en -pakketten vast en start met het benaderen van potentiele sponsoren.
  • Communicatie en promotie: zorg dat je website up to date is met alle laatste informatie en dat alle links en systemen werken. En niet te vergeten, dat je website de verhoogde traffic aankan.
    • Stel een promotieplan op.
    • Maak social mediapagina’s aan voor het evenement.
    • Meld het evenement aan bij verschillende event kalenders
    • Maak een mediakit (informatie over het evenement en sprekers, foto’s, etc.) en een perslijst. Bereid een persbericht voor
    • Publiceer blogs over het evenement, het onderwerp en de sprekers.
    • Vraag logo’s van sponsoren op voor online en drukwerk.
    • Maak een promotievideo.
    • Zet een mailing op voor de nieuwsbrief.
    • Bereid een goodie bag voor.
  • Kaart de laatste locatie en logistieke planningen af:
    • Bepaal en organiseer alle details van de logistieke zaken zoals A/V, opzet van de registratie, parkeren, bewegwijzering, etc.
    • Zorg dat alle benodigde vergunningen en verzekeringen zijn aangevraagd en check nog een keer of deze rond zullen zijn voor aanvang van het evenement.
    • Bespreek het beveiligingsplan met de locatiemanager. Waar zijn de nooduitgangen? Moet hier rekening mee gehouden worden als je de locatie indeelt en inricht? Moeten er beveiligers ingehuurd worden? Moet de brandweer de locatie eerst nog goedkeuren?
    • Toegankelijkheid: zijn er gender neutrale toiletten nodig? Is de locatie rolstoeltoegankelijk? Communiceer de toegankelijkheidsverwachtingen aan het eventteam en de locatie.
    • Wat is er nodig qua catering? Wanneer moet dit besteld worden? Wat als er te veel is besteld of te weinig, kan dit op het laatste moment aangepast worden? Houd rekening met allergieën.
  • Schema: maak een opzet van het schema van je evenement met alle tijden, locatie en activiteiten.

 

1 tot 2 maanden voor het evenement

Je bent er bijna! Op dit punt ben je waarschijnlijk meer aan het focussen op het evenement en de puntjes op de i aan het zetten in de voorbereiding. De volgende onderdelen in dit stappenplan:

  • Stuur een herinnering: naar je contactenlijst met betrekking tot registratie en deelname.
  • Neem contact op met je sprekers en entertainment:
    • Bevestig de reis- en hoteldetails.
    • Vraag een kopie van de toespraken of presentaties op.
  • Sponsoren:
    • Neem contact op met (potentiele) sponsoren om de sponsoring te bevestigen en de laatste details te bespreken.
    • Bestel/vraag promotiemateriaal op die je zult delen tijdens het evenement.
    • Vraag de sponsoren het evenement te delen op hun sociale kanalen.
  • Promotie:
    • Verstuur persberichten over keynote speakers, VIP’s, influencers en andere nieuwswaardige zaken.
    • Post je nieuws op je website en stuur het naar alle partners, sponsoren, sprekers, locatie, etc.
    • Post meer details over het evenement op social media.
  • Sluit de early bird ticketverkoop en start met de standaard ticketverkoop.
  • Check en rond je printmaterialen af.

evenement organiseren stappenplan

Een week voor het evenement

Je bent er nu echt bijna! Het stappenplan waarmee je dit evenement organiseert is bijna voltooid. Het grotendeel van de evenementdetails zullen nu bevestigd en afgerond zijn en hetgeen wat er over is zijn de laatste zaken die nog geregeld moeten worden. Zoals:

  • Houd een meeting met alle teamleden en bevestig alle details in het draaiboek. Loop door alle punten, de tijdschema’s. Ook voor de op- en afbouw. Zijn er back-up plannen voor verschillende situaties? Is het voor iedereen duidelijk waar zij verantwoordelijk voor zijn? Zijn er nog punten die aangepast worden of onduidelijk zijn?
  • Rond het draaiboek nu af en zorg dat iedereen er een kopie van ontvangt. Print er ook een uit voor de organisatie op de dag zelf.
  • Zorg voor een oefenmoment voor iedereen die op het evenement spreekt.
  • Zorg voor een briefing: voor alle hosts, hostessen, personeel, vrijwilligers en andere partijen die onderdeel zijn van de uitvoering op de dag van het evenement.
  • Zorg dat de rolstoeltoegankelijke gebieden duidelijke paden hebben die breed genoeg zijn.
  • Stuur de laatste aantallen door naar de cateraar.
  • Zorg voor geprinte en online kopieën van de speeches, video’s en presentaties.
  • Doe een laatste registratie check, inclusief de naambadges/ID’s en registratielijsten.
  • Zorg voor een plek en tijd voor fotomomenten en interviews met sprekers en eventuele VIP’s.
  • Bevestig de details aan de media die aanwezig zullen zijn.
  • Bevestig de tijdslijnen met leveranciers: cateraars, A/V-leveranciers, decoraties, sprekers, etc.

 

1 dag voor het evenement

Hier zijn een aantal last-minute details die je niet moet vergeten:

  • Bevestig welke media aanwezig zullen zijn.
  • Zorg dat alle bewegwijzering en borden op de juiste plek staan: zowel rondom de locatie als binnen en op belangrijke locaties waar het nodig is (catering, ingang, toiletten, workshop ruimtes, etc.)
  • Zorg dat de registratie klaar staat: alle tafels staan netjes, de systemen werken (want deze heb je getest), genoeg pen en papier, elektra, etc.
  • Zorg dat er genoeg oplaadpunten zijn. Zo niet, neem dan extra power stations mee voor je team en de sprekers.
  • Zorg dat alle materialen op de locatie aanwezig zijn. Zoals goodie bags, promotiematerialen, bedankjes aan de sprekers, flyers, etc.
  • Zorg dat alle A/V werkt en je de juiste ingangen hebt voor laptops en andere apparatuur.

 

De dag waar het om draait: event day!

De grote dag is hier! Onthoud het volgende:

  • Als je het stappenplan om een evenement te organiseren goed hebt gevolgd, dan heb je aan alles gedacht. Geen zorgen, dit komt helemaal goed.
  • Zorg dat je kopieën hebt van alle instructies: telefoonnummers, sleutels, extra parkeerkaarten voor de VIP’s, sponsoren en sprekers, gastenlijsten, etc.
  • Zorg voor een briefing voor aanvang: met iedereen die op deze dag aan het evenement meewerkt. Is het duidelijk wat iedereens taak is? Is er op ieder punt iemand aanwezig om bezoekers te groeten en te begeleiden? Is het duidelijk bij wie de event medewerkers terecht kunnen voor vragen of oplossingen? En de bezoekers? Zijn er last-minute problemen?
  • Check nog een keer met je team of alles goed verloopt en of hun team alles heeft wat ze nodig hebben.
  • Check met de catering of alles goed verloopt.
  • Verwelkom en assisteer sponsoren, sprekers en VIP’s waar nodig.
  • Groet nieuwe bezoekers.

evenement organiseren stappenplan

Direct na het evenement: Event follow-up

Nu het evenement afgelopen is, en hopelijk een groot succes is gebleken, is het belangrijk dat je een goede follow up doet aan alle stakeholders en je evenement evalueert.

 

Hier zijn een aantal dingen die je wellicht in kan zetten nadat het evenement plaats heeft gevonden:

  • Neem contact op met de locatie: zorg dat er niks belangrijks is vergeten of achtergelaten.
  • Financiële status:
    • Heb je alle documenten zoals alle registratiedata?
    • Update het budget met alle laatste inkomsten en uitgaven.
  • Stuur een bedankmail naar de belangrijke stakeholders. Vergeet niet te melden hoe zij hebben bijgedragen aan het succes van het evenement (aantal deelnemers, opgehaald geld in geval van een fundraiser, of andere data)
    • Sponsoren
    • Eventuele vrijwilligers
    • Sprekers
    • Media
    • Partners
  • Post-evenement communicatie:
    • Stuur een email naar alle deelnemers en nieuwsbriefvolgers van het evenement met de hoogtepunten van de dag.
    • Maak een after-movie die je mee kunt sturen en kunt delen op social media (en in kunt zetten als promotie volgend jaar!)
    • Deel de hoogtepunten op social media
    • Update de website om te laten zien dat het evenement geweest is.
    • Stuur een post-event enquête naar deelnemers. Zo leer je wat de aanwezigen tof vonden aan je evenement en waar je kunt verbeteren.
    • Debrief met je team om het evenement te evalueren. Wat ging er goed en wat minder? Waar kan je verbeteren?

Hopelijk vond je het stappenplan om een evenement te organiseren behulpzaam en ben je onderweg om je eerste evenement te plannen! Je kunt deze checklist als startpunt gebruiken om te identificeren waar je allemaal rekening mee moet houden. Vind je het handiger om het stappenplan in je inbox ontvangen? Dat kan!

Te veel voor jou, zo’n heel stappenplan om een evenement te organiseren? Geen zorgen. BoostBase kan je helpen om bij iedere stap in het proces van een evenement organiseren.

Checklist downloaden

Download

Send download link to:

I agree to the Privacy Policy and want to subscribe to the newsletter. Cancellation is possible at any time.

Share This Post
Leave a Comment

Please wait...

Bedankt voor je aanmelding!